COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
INTRODUCCION
La opción de combinación de correspondencia da a mostrar las
herramientas con las cuales cuenta para
realizar una tarea ya que en muchas ocasiones se desconoce de las mismas para facilitar las actividades. Este trabajo tiene la finalidad de dar a
conocer paso a paso la utilización de
cómo combinar correspondencia y de esta
manera la realización de cartas, etiquetas , sobres entre otros, para poder ver de una manera más dinámica y ágil la forma
de realizar del proceso implementando varias herramientas y conociendo
su amplio uso.
El objetivo principal de esta investigación es conocer la herramienta de Combinación de correspondencia, es de gran ayuda a la hora de preparar un mismo documento para muchos destinatarios pero de una manera personalizada.
Esto se logra alternando un documento Word y otro Excel, conocer y manejar las herramientas de los programas de Office nos permite ser mas competitivos en el mundo laboral ya que al desarrollar competencias optimizaremos el tiempo y los recursos disponibles.
MARIBEL ALONSO
En
esta investigación daremos a conocer conceptos básicos sobre la combinación de
correspondencia en Word, seguido de un paso a paso, permitiéndonos fortalecer
la concepción y facilitando la aplicación de esta herramienta en un nivel alto
para un mejor aprovechamiento en el desarrollo y creación de un buen
administrador, y al mismo tiempo estar actualizados en la tecnología,
permitiéndonos una competencia con rango superior. También es una serie de
artículos que describen todos los pasos básicos del proceso de combinación de
correspondencia.
La función de combinación
de correspondencia es una de las opciones que algunos programas de
Office, como son Microsoft Word y Excel nos brinda para hacer las tareas de
correspondencia más ágil.
El tener la información
consignada de manera digital, es decir, las bases de datos, nos permite hacer
combinaciones entre documentos para presentación de cartas, correos
electrónicos, etc. De ésta forma podemos hacer que la tecnología sea una
herramienta vital a la hora de desarrollar cualquier trabajo.
En la actualidad mantener una
correspondencia personalizada es clave para crear lasos familiares,
empresariales, sociales, etc.
CLAUDIA VASQUEZ
Hoy en día utilizamos muchas maneras de escribir cartas, en nuestros trabajos; para enviar a nuestros proveedores o acreedores dando alguna información. En vez de escribir una por una utilizamos la herramienta que nos ofrece el computador de realizar combinación de correspondencia. En el presente blog daremos a conocer paso a paso la forma de utilizar correctamente la combinación de correspondencia de una manera sencilla y eficaz para dar facilidades a las personas que realizan cartas, mensajes de correo electrónico, sobres etiquetas, directorio.
POR JACQUELINE MORALES.
Paso
No. 1
Abrir
Word
Ø Abrir
Ficha Correspondencia
Ø Ir
al apartado iniciar combinación de Correspondencia e ir a cartas.
PASO
No. 2
Ø Y
después escribir el cuerpo de la carta
El siguiente
paso es Ir a seleccionar destinatarios y elegir “Usar lista existente” o
seleccionar” contactos de Outlook"
Si no se tiene una lista disponible, es necesario tomar
la opción “escribir nueva lista” y se deben digitar los datos requeridos así:
Se eligen los campos que se necesitan, los demás se
eliminan, seleccionando lo que no se necesita y picando la opción eliminar así:
Y aceptando el mensaje de advertencia así:
Una vez eliminamos lo que
no necesitamos, podemos cambiar el orden de los campos elegidos dando la opción
subir o bajar así:
Al elegir todos los cambios
se hace Click en aceptar y quedaran registrados los datos de dicha persona, se
puede hacer click en nueva entrada y se introducen los nuevos datos y así
sucesivamente.
Al terminar se debe hacer Click en el botón aceptar. Es
necesario dar la opción de guardar y darle nombre al archivo.
Con la lista guardada y el
cuerpo de la carta, podremos manejar la lista creada.
Nos ubicamos en el espacio
apreciado: y en la ficha correspondencia elegimos la opción Insertar Campo
Combinado y elegimos la opción Nombre así:
Quedando como se muestra a continuación:
Una vez elegidos los datos que se requieren, se colocan
de la forma como se desea que aparezca la carta así:
Una vez completados los
datos, ya se puede utilizar la herramienta
“combinación de correspondencia”.
Damos Clic en la opción Vista Previa y este es el
resultado de nuestra carta.
MAPA CONCEPTUAL
IMAGEN DE:
- Es de gran ayuda ya que facilita el envió y la realización de la misma cartas con datos de personas distintas, también podemos crear etiquetas, sobres, mensajes de correos electrónicos, obteniendo un conjunto de documentos que sean prácticamente iguales y que contengan elementos exclusivos. Para la combinación de correspondencia necesitamos tres pasos. Una base de datos donde pondremos todos los datos que necesitamos. Carta modelo donde tendremos en texto fijo, y el documento combinado que es la parte donde hacemos los respectivos cambios. Haciendo la realización de el trabajo más rápida.
EMELICK HERNANDEZ.
A través de esta herramienta podemos elaborar etiquetas, cartas en grandes volúmenes ahorrando tiempo a la hora de personalizar dichos documentos.
MARIBEL ALONSO.
2. Podemos tener una visión general y global afirmando que la herramienta combinación de correspondencia puede ser más útil desde la aplicación en volúmenes medianos y grandes como puede ser una empresa de correo, una tipografía y desde luego para las áreas administrativas dentro de una empresa.
3. Definitivamente con el paso del tiempo se han desarrollado grandes logros a través de las múltiples herramientas que me ofrece la informática para aplicarlo en muchas áreas no solo de trabajo y estudio, sino también para el mejoramiento continuo de la persona.
Por Carol Gigliola Corba Bernal
4. A través del desarrollo del presente trabajo podemos conocer la combinación de correspondencia como una herramienta útil a la hora de enviar cartas o documentos, con un texto fijo, pero a un destinatario personalizado.
Para la ejecución de ésta herramienta se emplean tres documentos: la plantilla o texto fijo, la base de datos donde tenemos todos los nombres y datos de las personas a quienes queremos enviar el texto, y el documento donde se hará la combinación, allí insertamos los campos con los datos fijos que serán insertados.
Gracias a ésta herramienta podemos tener una correspondencia instantánea y evitándonos hacer procesos repetitivos.
CLAUDIA VASQUEZ.
POR JACQUELINE MORALES.
