COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

INTRODUCCION

 La opción de combinación de correspondencia  da a mostrar   las herramientas  con las cuales cuenta para realizar  una tarea ya que en muchas ocasiones  se desconoce de las mismas  para facilitar  las actividades.  Este trabajo tiene la finalidad de dar a conocer paso a paso  la utilización de cómo combinar correspondencia y  de esta manera  la realización de  cartas, etiquetas , sobres entre otros,  para poder ver de una manera más dinámica y ágil  la forma  de realizar   del proceso  implementando varias herramientas y conociendo  su amplio uso.  

 POR EMELICK HERNANDEZ

El objetivo principal de esta investigación es conocer la herramienta de Combinación de correspondencia, es de gran ayuda a la hora de preparar un mismo documento para muchos destinatarios pero de una manera personalizada. 

Esto se logra alternando un documento Word y otro Excel,  conocer y manejar las herramientas de los programas de Office nos permite ser  mas competitivos en el mundo laboral ya que al desarrollar competencias optimizaremos el tiempo y los recursos disponibles.

MARIBEL ALONSO

En esta investigación daremos a conocer conceptos básicos sobre la combinación de correspondencia en Word, seguido de un paso a paso, permitiéndonos fortalecer la concepción y facilitando la aplicación de esta herramienta en un nivel alto para un mejor aprovechamiento en el desarrollo y creación de un buen administrador, y al mismo tiempo estar actualizados en la tecnología, permitiéndonos una competencia con rango superior. También es una serie de artículos que describen todos los pasos básicos del proceso de combinación de correspondencia.

 Por Carol GigliolaCorba Bernal

La función de combinación de correspondencia es una de las opciones que algunos programas de Office, como son Microsoft Word y Excel nos brinda para hacer las tareas de correspondencia más ágil.

El tener la información consignada de manera digital, es decir, las bases de datos, nos permite hacer combinaciones entre documentos para presentación de cartas, correos electrónicos, etc. De ésta forma podemos hacer que la tecnología sea una herramienta vital a la hora de desarrollar cualquier trabajo.

En la actualidad mantener una correspondencia personalizada es clave para crear lasos familiares, empresariales, sociales, etc.

CLAUDIA VASQUEZ

Hoy en día utilizamos muchas maneras de escribir cartas, en nuestros trabajos; para enviar a nuestros proveedores o acreedores dando alguna información. En vez de escribir una por una utilizamos la herramienta que nos ofrece el computador de realizar combinación de  correspondencia. En el presente blog daremos a conocer paso a paso la forma de utilizar correctamente la combinación de correspondencia de una manera sencilla y eficaz para dar facilidades a las personas que realizan cartas, mensajes de correo electrónico, sobres etiquetas, directorio.

POR JACQUELINE MORALES.

Paso No. 1

Abrir Word

Ø  Abrir Ficha Correspondencia

Ø  Ir al apartado iniciar combinación de Correspondencia e ir a cartas.

PASO No. 2

Ø  Y después escribir el cuerpo de la carta

El siguiente paso es Ir a seleccionar destinatarios y elegir “Usar lista existente” o seleccionar” contactos de Outlook"

Si no se tiene una lista disponible, es necesario tomar la opción “escribir nueva lista” y se deben digitar los datos requeridos así:

Se eligen los campos que se necesitan, los demás se eliminan, seleccionando lo que no se necesita  y picando la opción eliminar así:

Y aceptando el mensaje de advertencia así:

Una vez eliminamos lo que no necesitamos, podemos cambiar el orden de los campos elegidos dando la opción subir o bajar así:

Al elegir todos los cambios se hace Click en aceptar y quedaran registrados los datos de dicha persona, se puede hacer click en nueva entrada y se introducen los nuevos datos y así sucesivamente.

Al terminar se debe hacer Click en el botón aceptar. Es necesario dar la opción de guardar y darle nombre al archivo.

Con la lista guardada y el cuerpo de la carta, podremos manejar la lista creada.

Nos ubicamos en el espacio apreciado: y en la ficha correspondencia elegimos la opción Insertar Campo Combinado y elegimos la opción Nombre así:

Quedando como se muestra a continuación:

Una vez elegidos los datos que se requieren, se colocan de la forma como se desea que aparezca la carta así:

Una vez completados los datos, ya se puede utilizar la herramienta “combinación de correspondencia”.

Damos Clic en la opción Vista Previa y este es el resultado de nuestra carta.

MAPA CONCEPTUAL

IMAGEN DE:

http://macarenaabrilbrisco.blogspot.com/2008/09/combinacin-de-correspondencia.html

 CONCLUSIONES

1.  Es de gran ayuda ya que facilita el envió y  la realización  de la misma  cartas  con datos  de personas  distintas,  también podemos   crear  etiquetas,  sobres,  mensajes de correos  electrónicos, obteniendo  un conjunto de  documentos  que sean prácticamente iguales y que contengan elementos exclusivos.   Para la combinación de correspondencia necesitamos tres pasos.  Una base de datos  donde pondremos  todos los datos  que necesitamos. Carta modelo donde tendremos en texto fijo, y el documento combinado   que es la parte donde hacemos los respectivos cambios. Haciendo la realización de  el trabajo  más rápida.

           EMELICK HERNANDEZ.

 

 2.  Como conclusión pricipal del presente trabajo de investigación sobre combinación de correspondencia concluyo que es una herramienta de gran ayuda que nos permite elaborar documentos de una manera fácil y rápida.

A través de esta herramienta podemos elaborar etiquetas, cartas en grandes volúmenes ahorrando tiempo a la hora de personalizar dichos documentos.   

MARIBEL ALONSO.

 

 3.    Una combinación de correspondencia permite realizar documentos, sobres etiquetas y papeles, con una mejor presentación, ya que con la herramienta podemos agilizar el trámite del cuerpo de la carta y utilizarlo como plantilla.

2.    Podemos tener una visión general y global afirmando que la herramienta combinación de correspondencia puede ser más útil desde la aplicación en volúmenes medianos y grandes como puede ser una empresa de correo, una tipografía y desde luego para las áreas administrativas dentro de una empresa.

3.    Definitivamente con el paso del tiempo se han desarrollado grandes logros a través de las múltiples herramientas que me ofrece la informática para aplicarlo en muchas áreas no solo de trabajo y estudio, sino también para el mejoramiento continuo de la persona.

Por Carol Gigliola Corba Bernal

 

  

4. A través del desarrollo del presente trabajo podemos conocer la  combinación de correspondencia como una herramienta útil a la hora de enviar cartas o documentos, con un texto fijo, pero a un destinatario personalizado.

Para la ejecución de ésta herramienta se emplean tres documentos: la plantilla o texto fijo, la base de datos donde tenemos todos los nombres y datos de las personas a quienes queremos enviar el texto, y el documento donde se hará la combinación, allí insertamos los campos con los datos fijos que serán insertados.

Gracias a ésta herramienta podemos tener una correspondencia instantánea y evitándonos hacer procesos repetitivos.

CLAUDIA VASQUEZ. 

 

 5. Conociendo la herramienta de combinación de correspondencia, haremos que nuestro trabajo sea optimo. El escribir correctamente a las personas que nos dirigimos es una muestra de respeto sin necesidad de estar personalmente, vamos cogiendo habilidad y se nos va volviendo en requisito indispensable y valioso para nuestras labores cotidianas. 

 A lo largo del tiempo se ha ido y mejorando las normas y los estilos de combinar correspondencia llegando a nuestros días, con la herramienta que nos ofrece el computador la evolución de  los sistemas a lo que hemos llegado el email que es la forma mas rápida y que nos asegura que la información llegue al destinatario.

POR JACQUELINE MORALES.